Perché un SGI
Il sistema di gestione integrato è un meccanismo che mira a governare le normative ISO con l’intento di evitare duplicazioni e di migliorare l’efficienza aziendale.
La fusione di due o più sistemi ISO, infatti, permette una gestione meno complessa che permette una visione d’insieme di tutti i dettagli di ogni sistema facilitando al meglio lo sviluppo produttivo aziendale.
Nel dettaglio, il sistema di gestione integrato, raggruppa gli aspetti organizzativi, di governo, di gestione e di mantenimento che sono parte integrante di ogni azienda, anche se a volte in maniera inconsapevole, sotto un unico sistema dando maggior controllo al processo di miglioramento continuo per perseguire gli obiettivi posti dalla strategia aziendale.
È importante ricordare che il CIP (Continuous Improvement Process o Processo di Miglioramento Continuo) è condizione necessaria per il mantenimento dello schema ISO scelto, ma al di là del mero aspetto amministrativo, è fondamentale per l’azienda avere questo tipo di approccio per essere sempre aggiornati e competitivi all’interno del proprio settore di mercato.
Quali sono gli schemi integrati
Di solito quando si parla di sistema integrato si fa riferimento all’unione di tre grandi famiglie di schemi certificativi ISO:
- 9001:2015 – Qualità
- 14001:2015 – Ambiente
- 45001:2018 – Sicurezza
Questa unione è data dal fatto che i 3 temi ricoprono buona parte degli ambiti più importanti di un’azienda e che in qualche modo sono anche regolati da alcune normative europee/internazionali.
Ma di fatto il sistema di gestione integrato può essere adottato da tutti gli schemi ISO che da dopo il 2012 hanno adottato l’Annex SL.
L’Annex SL è una sezione della Direttiva ISO/IEC parte 1 che descrive una struttura di alto livello (High Level Structure) con cui gli ISO Management System Standard (MSS) standard dovrebbero essere scritti. Questo garantisce più armonia e compatibilità agli standard in quanto il “core” del testo condivide termini e definizioni in modo da essere più allineati uno con l’altro.
Rimane inteso che l’integrazione non riesce bene con tutti gli schemi, ovviamente non è impossibile, ma significa che ci vorrà più tempo per trovare i concetti di condivisione ed integrarli in modo che possano fare riferimento allo stesso punto di controllo.
Qui si può trovare la lista completa delle ISO che seguono e non l’Annex SL.
9001 e 27001 connubio quasi perfetto
Un esempio di integrazione, oltre agli schemi di qualità, ambiente e sicurezza (Salute e Lavoro), visti prima, lo si ha con la sempre più crescente domanda di integrare la ISO 9001:2015 e la 27001:2022: la prima sulla qualità dei prodotti e servizi offerti da un’azienda e soddisfazione del cliente la seconda sulla sicurezza delle informazioni aziendali.
Queste due ISO hanno molti aspetti in comune, infatti entrambi gli standard si concentrano sulle problematiche interne ed esterne rilevanti per l’azienda anche se da prospettive diverse. Inoltre
- i requisiti delle diverse parti interessate per ciò che riguarda qualità e sicurezza delle informazioni possono essere fronteggiati con lo stesso processo e può essere creato un elenco integrato di parti interessate;
- la ISO 9001 e la ISO 27001 richiedono che responsabilità e autorità vengano identificate e, sebbene i ruoli e le responsabilità all’interno di un sistema qualità e di un sistema per la sicurezza delle informazioni siano diversi, possono essere definiti allo stesso modo mediante lo stesso processo con un notevole risparmio di risorse;
- entrambi hanno la gestione delle non conformità e delle azioni correttive, quindi può essere utilizzato lo stesso processo;
- condividono i processi di audit interni e riesame della direzione anche se gli input e gli output sono diversi;
- la competenza, la consapevolezza, la comunicazione, il controllo dei documenti e delle registrazioni del sistema sono requisiti in comune ad entrambi e anche questi possono essere trattati allo stesso modo.
Aziende certificate in italia
Continua a crescere il numero di certificati assegnati a aziende pubbliche e private. L’Italia si piazza in seconda posizione in Europa con i circa 141 mila certificati emessi. Dati forniti dall’annuale survey dell’ISO che si possono trovare in versione completa qui.
Questo è un trend in crescita che denota il maggiore interesse, ma soprattutto consapevolezza dell’importanza di questi schemi e dei benefici che portare alla propria azienda.
Vantaggi e Svantaggi
Quindi perché utilizzare un sistema di gestione integrato?
Possiamo ricondurre i vantaggi in 3 aree principali: economico, strategico e organizzativo. Nel dettaglio c’è una maggiore ottimizzazione delle risorse umane perché i sistemi coinvolgono tutto il personale all’interno dei processi aziendali rendendoli anche più responsabili. Questo mette le basi per una possibile implementazione di un sistema etico come definito dal D.g.ls 231/2001. Vengono definiti in maniera chiara ruoli e responsabilità così da efficientare i rapporti all’interno di un’azienda. Si evitano duplicati, come abbiamo già scritto, soprattutto quando si parla del sistema documentale e della gestione dati aziendali. Vengono definiti obiettivi comuni e criteri decisionali per la strategia d’azienda.
Infine, avere un sistema di gestione integrato o comunque poter dimostrare una certificazione ad uno standard internazionale, mostra un’importante grado di maturità dell’azienda il che si riflette nel servizio/prodotto fornito ai propri clienti.
Mentre, lo svantaggio maggiore in un sistema di gestione integrato, come anche solo una certificazione, è sicuramente l’impegno a cui l’azienda va incontro: il personale viene coinvolto ma questo significa dedicare del tempo per adattarsi a dei processi nuovi ma soprattutto, per molti, significa cambiare cultura aziendale e spesso questo viene ostacolato a partire dal senior management o addirittura dal board of directors.